Samenwerken met je eerste virtuele assistent: 6 stappen om te bepalen wat je nodig hebt

,

Als je er klaar voor bent om je eerste taken uit te besteden aan een virtuele assistent, laat me je dan feliciteren! Dit is een belangrijke stap die jou meer tijd zal geven om die activiteiten te doen die jou meer klanten en meer omzet opleveren. Ik vind het geweldig dat je deze stap neemt! Hoe ga je nu je eerste virtuele assistent inzetten en uitzoeken wat zij of hij voor jou kan doen?

Er zijn 6 stappen die jou helpen duidelijk te krijgen welke hulp jij nodig hebt, zodat jij je kunt focussen op jouw talenten en vaardigheden.

Stap 1. Maak een takenlijst

Bedenk waarbij jij meer dan ooit hulp nodig hebt. Neem hiervoor een paar dagen de tijd en schrijf elke taak, elke activiteit op die in jouw bedrijf worden gedaan, door jezelf of door je team. Wat het dan ook is, schrijf het op. Waarom een paar dagen hiervoor nemen want daar heb je toch geen tijd voor? Dat is handig omdat jij waarschijnlijk niet iedere dag hetzelfde doet en je na een paar dagen consequent opschrijven wat je doet, een goed idee hebt van wat je nu echt allemaal zelf doet.

Stap 2. Verdeel je taken in categorieën

Door een aantal dagen zo goed alles bij te houden, zul je ontdekken dat je dingen in categorieën kunt verdelen. Om een paar voorbeelden te noemen: technologie en sociale media, kantoorwerk en mailings versturen, persoonlijke activiteiten. Deze categorieën kun je bespreken tijdens je kennismakingsgesprek met je virtuele assistent om te zien of zij de vaardigheden en talenten bezitten die jij zoekt. Het is mogelijk dat je meerdere assistenten nodig hebt met verschillende talenten en vaardigheden. Als je een virtueel assistent tegenkomt die jou ALLES kan bieden, word dan positief kritisch, want jij wilt de beste kwaliteit voor de taak die je wilt uitbesteden…en niemand kan alles even goed!

Stap 3. Bepaal wat je per taak kunt betalen

Voor alle taken die je hebt opgeschreven om uit te besteden, ga je nu bepalen wat jij per uur wilt betalen aan degene die deze taak voor je uitvoert. Het verschil in prijs heeft natuurlijk te maken met de zwaarte en de duur van de taak. Denk aan prijzen tussen 15 en 50 euro. Wat voor jou belangrijk is, dat jij je tijdens je werkdag kunt focussen op 2 dingen:

  1. Alles wat geld oplevert
  2. Marketing om meer klanten aan te trekken

De rest kun je eigenlijk uitbesteden aan een virtueel assistent.

Stap 4. Groepeer taken om een gemiddeld uurtarief te bepalen

Bundel je taken in dezelfde categorie en bereken het gemiddelde uurtarief. Dit is het uurtarief dat je aan je virtuele assistent voorlegt tijdens het kennismakingsgesprek. Diegene kan jou aangeven of het tarief te laag is. Zo niet, dan neemt hij of zij de opdracht aan.

Stap 5. Bepaal het aantal uren per week

Doordat jij hebt bijgehouden welke taken je doet, heb je er ook al een idee over hoe lang iedere taak kan duren. Zo niet, houd dit die paar dagen dan echt bij. Het geeft je een indruk van de tijd die een virtueel assistent waarschijnlijk ook nodig heeft om de taak uit te voeren. En je kunt in je gesprek direct aangeven hoeveel uren je de virtuele assistent nodig hebt.

Stap 6. Virtuele taken versus werk op locatie

Het laatste dat je moet uitzoeken is of je virtuele assistent volledig virtueel wilt werken of bereid is een aantal taken op locatie uit te voeren. Niet alle virtuele assistenten zullen op locatie willen werken, zij hebben bewust gekozen voor virtuele ondersteuning. Taken die hieronder vallen, zijn bijvoorbeeld website beheer, sociale media bijhouden, facturen versturen. Hoe meer taken jij echter kunt uitbesteden, hoe meer tijd jij overhoudt voor die activiteiten die jou geld en klanten opleveren.

Jouw taak nu

Als je deze 6 stappen hebt gevolgd, is het tijd om een korte werkbeschrijving te maken. Deze gebruik je als advertentie om virtuele assistenten te vinden en als leidraad bij je kennismakingsgesprek met een virtuele assistent.    Let’s have more Happy Hours! Monique   Vond je dit artikel waardevol en wil je meer weten over het succesvol uitbesteden van je taken aan een virtueel assistent? Lees dan mijn e-book “De Kunst van Delegeren”. Vul hiernaast je naam en e-mailadres in en je ontvangt het 100% GRATIS in je mailbox.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *