9 Tips voor effectieve werkplanning

, , ,

Zelfstandige professionals, kleine ondernemers EN secretaressen staan erom bekend dat zij TOP planners zijn! Jij plant wellicht ook van alles voor jouw bedrijf: evenementen, zakenreizen, marketingstrategie, rapporten uitwerken, vergaderingen… Ben je ook degene die deze planning moet volgen? En lukt dat ook altijd of plan je wel eens te weinig tijd voor 1 taak, te veel taken op 1 dag, of begin je misschien te laat met de uitvoering?

Door een te strakke planning van je dagelijkse werkzaamheden kun je vastlopen, deadlines missen, projecten niet tijdig opleveren.

In de praktijk zul je je flexibel moeten opstellen om te kunnen inspelen op de dagelijkse bezigheden, onderbrekingen en ad-hoc klussen. Het is vaak beter zo min mogelijk vaste taken te hebben want deze vragen om een nauwgezette planning (waardoor je dus minder flexibel bent). Kent je functie echter veel vaste taken (vergaderingen bijvoorbeeld), dan zal dat dus niet lukken. 

Met de volgende 9 tips kun je een effectieve werkplanning maken:

 

1.  Zet een dagelijks actieplan in je (digitale) agenda.

Hierin zet je de te realiseren doelen, een planning voor alle taken, prioriteiten, ruimte voor onverwachte momenten en een tijdtabel voor losse en vaste taken. Je houdt zo het overzicht op je taken en ontlast je geheugen.

2. Probeer vaste taken een los-vast begin te geven.

Begin bijvoorbeeld niet exact om 14.00 uur met het afhandelen van je e-mail, maar tussen 14.00 uur en 14.30 uur.

3.  Belangrijke losse taken hebben prioriteit.

Plan deze wel op een vaste tijd (maak een afspraak en houd je hieraan).

4.  Houd altijd voldoende taken achter de hand om je tijd zinvol te besteden.

Plan nooit meer dan 6 taken op 1 dag. Beperk je tot 1 hoofdtaak, 3 kleinere taken en 2 miniklusjes. Mocht je geplande hoofdtaak of afspraak niet doorgaan, zijn er altijd de kleine taken om te doen.

5.  Bouw in de dagelijkse planning voor je zelf ‘stille momenten’ in.

Ook al zijn het slechts korte perioden, op deze manier kun je onverwachte zaken tussendoor afhandelen, die klant nog even terugbellen of belangrijke klussen laten uitlopen.

6.  Plan de belangrijke taken aan het begin van de dag.

Zo kom  je in de loop van de dag niet in de knoei met deze taken. Het gaat hier vaak om lastige klussen die al te lang vooruit geschoven zijn of welke je niet leuk vindt om te doen.

7.  Doe minstens 1 belangrijke taak per dag.

Voor het bereiken van jouw doel heb je vastomlijnde taken. Doe iedere dag 1 taak die bijdraagt aan het bereiken van dat doel. 

8.  Verdeel grote klussen in ‘hapklare brokken’ van kortere periodes.

Mocht zich opeens een haastklus voordoen, kun je het werk gemakkelijk onderbreken zonder dat de planning uit de hand loopt.

9.  Werk bewust! Vraag je bij iedere taak af of deze echt noodzakelijk is.

Wat gebeurt er als je de taak niet of niet zelf uitvoert? Voor wie of wat doe je dit werk? Je zult zien dat veel taken overbodig zijn of eenvoudig aan bijvoorbeeld een virtueel assistent kunnen worden uitbesteed.  

 

Stel de juiste prioriteiten

Bij planmatig werken is het belangrijk om prioriteiten te stellen, deze te ordenen naar belangrijkheid en niet naar gewenste snelheid van afhandeling. Kwalificeer taken door te bedenken of deze “gedaan moeten worden”, “gedaan zouden moeten worden” of “gedaan zouden kunnen worden”. Taken die voorrang hebben, zijn:

  • Prioriteit 1: taken die urgent en belangrijk zijn. De crisistaken, deze doe je direct. Zie hier zo snel mogelijk van af te komen en probeer ze ook te voorkomen. Bijvoorbeeld klachten van klanten, op de laatste nipper de belastingaangifte, tegen deadlines aan werken.
  • Prioriteit 2: taken die belangrijk zijn, maar niet urgent. Dit zijn de taken waar je je op focust. Taken waar je je geld mee verdient, waar je je doelen mee bereikt.
  • Prioriteit 3: taken die urgent zijn, maar niet belangrijk. Dit zijn de taken die je kunt uitbesteden, bijvoorbeeld aan een virtuele assistent.
  • Prioriteit 4: taken die niet urgent en niet belangrijk zijn. Deze zijn tijdverspilling en doe je dus niet. Vrij eenvoudig, afstrepen van je lijst. En nee, je besteedt ze ook niet uit!

 

KIES de tip die bij jou past!

Als je na het lezen van deze tips denkt dat je ze direct allemaal moet implementeren, dan adviseer ik je dat juist niet te doen. Doe het stap voor stap. Het heeft namelijk geen zin om dingen ineens compleet anders te doen omdat je zo meer tijd wilt overhouden. Je dagen volproppen met taken of juist heel veel taken in een keer schrappen is ook funest. 

Vind je het moeilijk om je werk effectief te plannen en je aandacht te houden op die taken die er ècht toe doen? Kies dan één of twee van mijn tips uit die voor jou werken en ga hier mee aan de slag. Als je dat onder de knie hebt, dan pak je de volgende tip en zo werk je stapsgewijs naar een effectieve verdeling van je tijd en je werkzaamheden. KIES wat voor jou werkt.

Nu ben ik heel benieuwd, wat doe jij of wat zou je willen doen om met actiegerichte focus te werken en taken succesvol uit te besteden? Deel het met ons in het reactieveld. Als dank voor je reactie ontvang je van mij een geweldig CADEAU! Je ontvangt mijn e-book “De Kunst van Delegeren”, mijn stappenplan om je taken succesvol uit te besteden. Zodat je de tijd die je bespaart, weer effectief kunt indelen.

Ik kijk uit naar je reactie!

 

Deel dit blog met je netwerk, zodat anderen ook baat hebben bij deze tips. Sharing = caring!

3 Manieren om focus op je doelen te houden

, , ,

De vastberadenheid en het enthousiasme waarmee je jouw goede voornemens voor het nieuwe jaar bent begonnen, zijn inmiddels misschien al een beetje afgezwakt. Hoe kun je focus houden op je doelen voor dit jaar?

Met dat mooie voorjaarsweer van de afgelopen weken is het best moeilijk om duidelijk voor ogen te houden wat je reden was om ambitieuze voornemens voor het nieuwe jaar te maken of optimistische doelen voor je bedrijf te stellen. Na je drie maanden lang iedere dag door een stapel taken heen te worstelen en ervoor te zorgen dat er brood op de plank blijft komen, is het erg makkelijk om je te laten afleiden van de resultaten die je dit jaar gepland had te bereiken.

Wil je de komende maanden zo blijven ploeteren?

Misschien is het nu een goed moment om een paar trucjes toe te passen die je helpen om je doel(en) weer helder voor ogen te krijgen. Drie van de beste manieren die mij in ieder geval mijn focus teruggeven, zijn de volgende:

1.  Werken volgens dagelijkse routines

Als je grote resultaten wilt bereiken, gaat dat minder om het stellen van ambitieuze doelen en strakke deadlines en juist meer om je dagelijkse werkprocessen goed in kaart te hebben. In plaats van je energie te steken in de hoop dat toekomstig succes je bedrijf verder zal doen groeien, kun je beter wat tijd besteden aan het maken van dagelijkse routines die je, stap voor stap, dichter bij je einddoelen brengen.

Essayschrijver Robert Morris schrijft: ”Je kunt geen hoog focusniveau bereiken als je niet een routine volgt die je binnen de grenzen van productiviteit houdt.”. Voor topondernemers gaat het niet om de uitvoering, maar om constante oefening. Zij focussen zich op de activiteit, niet op het bereiken van een specifiek doel op een bepaalde datum.

2.  Innerlijke rust nemen

Voor focus heb je discipline nodig. Discipline is een innerlijke kracht, een bron die je moet voeden met regelmatige perioden van stilte, rust en bewust ‘zijn’. Het maakt niet uit hoe actief je bent of hoeveel ballen je in de lucht moet houden, je zult niet ver komen als je geen tijd besteedt aan jezelf en je gedachten. Als je overactief bent, is het alleen een kwestie van tijd voordat je lichaam en/of geest het opgeeft.

Neem regelmatig de tijd om dingen te doen die je leuk vindt: een lange wandeling in de natuur, luisteren naar goede muziek, een inspirerend boek lezen, meditatie, yoga of wat dan ook waarbij jij je goed voelt en je kunt ontspannen. Deze IK-tijd kunnen gewoon korte momenten zijn die je in je agenda plant. Als je je echt helemaal wilt opladen, gun jezelf dan meer tijd en trek je terug op een plek waar jij je fijn en veilig voelt.

3.  Hulp vragen

Af en toe helemaal alleen zijn is heel belangrijk. Wat echter voor alle dingen in het leven geldt: zorg voor balans. Sociale steun voor je doelen vinden is ook belangrijk. Wanneer je een of meerdere mensen kent die zo ongeveer dezelfde doelen hebben als jij, zul je elkaar kunnen steunen en motiveren om focus te blijven houden op je activiteiten.

Jouw ‘doelenmaatje’ zal je helpen te onthouden welke resultaten jij jezelf had beloofd te behalen. Jij doet hetzelfde bij hem of haar. En hun succes zal jou weer meer motivatie geven om te blijven volhouden.

 

Nu ben ik benieuwd wat JIJ doet om je focus te houden op de weg naar jouw succes? Deel ze hieronder, zodat andere ondernemers belangrijke tips krijgen waarmee zij ook hun doelen kunnen bereiken.