9 Tips voor effectieve werkplanning

, , ,

Zelfstandige professionals, kleine ondernemers EN secretaressen staan erom bekend dat zij TOP planners zijn! Jij plant wellicht ook van alles voor jouw bedrijf: evenementen, zakenreizen, marketingstrategie, rapporten uitwerken, vergaderingen… Ben je ook degene die deze planning moet volgen? En lukt dat ook altijd of plan je wel eens te weinig tijd voor 1 taak, te veel taken op 1 dag, of begin je misschien te laat met de uitvoering?

Door een te strakke planning van je dagelijkse werkzaamheden kun je vastlopen, deadlines missen, projecten niet tijdig opleveren.

In de praktijk zul je je flexibel moeten opstellen om te kunnen inspelen op de dagelijkse bezigheden, onderbrekingen en ad-hoc klussen. Het is vaak beter zo min mogelijk vaste taken te hebben want deze vragen om een nauwgezette planning (waardoor je dus minder flexibel bent). Kent je functie echter veel vaste taken (vergaderingen bijvoorbeeld), dan zal dat dus niet lukken. 

Met de volgende 9 tips kun je een effectieve werkplanning maken:

 

1.  Zet een dagelijks actieplan in je (digitale) agenda.

Hierin zet je de te realiseren doelen, een planning voor alle taken, prioriteiten, ruimte voor onverwachte momenten en een tijdtabel voor losse en vaste taken. Je houdt zo het overzicht op je taken en ontlast je geheugen.

2. Probeer vaste taken een los-vast begin te geven.

Begin bijvoorbeeld niet exact om 14.00 uur met het afhandelen van je e-mail, maar tussen 14.00 uur en 14.30 uur.

3.  Belangrijke losse taken hebben prioriteit.

Plan deze wel op een vaste tijd (maak een afspraak en houd je hieraan).

4.  Houd altijd voldoende taken achter de hand om je tijd zinvol te besteden.

Plan nooit meer dan 6 taken op 1 dag. Beperk je tot 1 hoofdtaak, 3 kleinere taken en 2 miniklusjes. Mocht je geplande hoofdtaak of afspraak niet doorgaan, zijn er altijd de kleine taken om te doen.

5.  Bouw in de dagelijkse planning voor je zelf ‘stille momenten’ in.

Ook al zijn het slechts korte perioden, op deze manier kun je onverwachte zaken tussendoor afhandelen, die klant nog even terugbellen of belangrijke klussen laten uitlopen.

6.  Plan de belangrijke taken aan het begin van de dag.

Zo kom  je in de loop van de dag niet in de knoei met deze taken. Het gaat hier vaak om lastige klussen die al te lang vooruit geschoven zijn of welke je niet leuk vindt om te doen.

7.  Doe minstens 1 belangrijke taak per dag.

Voor het bereiken van jouw doel heb je vastomlijnde taken. Doe iedere dag 1 taak die bijdraagt aan het bereiken van dat doel. 

8.  Verdeel grote klussen in ‘hapklare brokken’ van kortere periodes.

Mocht zich opeens een haastklus voordoen, kun je het werk gemakkelijk onderbreken zonder dat de planning uit de hand loopt.

9.  Werk bewust! Vraag je bij iedere taak af of deze echt noodzakelijk is.

Wat gebeurt er als je de taak niet of niet zelf uitvoert? Voor wie of wat doe je dit werk? Je zult zien dat veel taken overbodig zijn of eenvoudig aan bijvoorbeeld een virtueel assistent kunnen worden uitbesteed.  

 

Stel de juiste prioriteiten

Bij planmatig werken is het belangrijk om prioriteiten te stellen, deze te ordenen naar belangrijkheid en niet naar gewenste snelheid van afhandeling. Kwalificeer taken door te bedenken of deze “gedaan moeten worden”, “gedaan zouden moeten worden” of “gedaan zouden kunnen worden”. Taken die voorrang hebben, zijn:

  • Prioriteit 1: taken die urgent en belangrijk zijn. De crisistaken, deze doe je direct. Zie hier zo snel mogelijk van af te komen en probeer ze ook te voorkomen. Bijvoorbeeld klachten van klanten, op de laatste nipper de belastingaangifte, tegen deadlines aan werken.
  • Prioriteit 2: taken die belangrijk zijn, maar niet urgent. Dit zijn de taken waar je je op focust. Taken waar je je geld mee verdient, waar je je doelen mee bereikt.
  • Prioriteit 3: taken die urgent zijn, maar niet belangrijk. Dit zijn de taken die je kunt uitbesteden, bijvoorbeeld aan een virtuele assistent.
  • Prioriteit 4: taken die niet urgent en niet belangrijk zijn. Deze zijn tijdverspilling en doe je dus niet. Vrij eenvoudig, afstrepen van je lijst. En nee, je besteedt ze ook niet uit!

 

KIES de tip die bij jou past!

Als je na het lezen van deze tips denkt dat je ze direct allemaal moet implementeren, dan adviseer ik je dat juist niet te doen. Doe het stap voor stap. Het heeft namelijk geen zin om dingen ineens compleet anders te doen omdat je zo meer tijd wilt overhouden. Je dagen volproppen met taken of juist heel veel taken in een keer schrappen is ook funest. 

Vind je het moeilijk om je werk effectief te plannen en je aandacht te houden op die taken die er ècht toe doen? Kies dan één of twee van mijn tips uit die voor jou werken en ga hier mee aan de slag. Als je dat onder de knie hebt, dan pak je de volgende tip en zo werk je stapsgewijs naar een effectieve verdeling van je tijd en je werkzaamheden. KIES wat voor jou werkt.

Nu ben ik heel benieuwd, wat doe jij of wat zou je willen doen om met actiegerichte focus te werken en taken succesvol uit te besteden? Deel het met ons in het reactieveld. Als dank voor je reactie ontvang je van mij een geweldig CADEAU! Je ontvangt mijn e-book “De Kunst van Delegeren”, mijn stappenplan om je taken succesvol uit te besteden. Zodat je de tijd die je bespaart, weer effectief kunt indelen.

Ik kijk uit naar je reactie!

 

Deel dit blog met je netwerk, zodat anderen ook baat hebben bij deze tips. Sharing = caring!

3 Manieren om focus op je doelen te houden

, , ,

De vastberadenheid en het enthousiasme waarmee je jouw goede voornemens voor het nieuwe jaar bent begonnen, zijn inmiddels misschien al een beetje afgezwakt. Hoe kun je focus houden op je doelen voor dit jaar?

Met dat mooie voorjaarsweer van de afgelopen weken is het best moeilijk om duidelijk voor ogen te houden wat je reden was om ambitieuze voornemens voor het nieuwe jaar te maken of optimistische doelen voor je bedrijf te stellen. Na je drie maanden lang iedere dag door een stapel taken heen te worstelen en ervoor te zorgen dat er brood op de plank blijft komen, is het erg makkelijk om je te laten afleiden van de resultaten die je dit jaar gepland had te bereiken.

Wil je de komende maanden zo blijven ploeteren?

Misschien is het nu een goed moment om een paar trucjes toe te passen die je helpen om je doel(en) weer helder voor ogen te krijgen. Drie van de beste manieren die mij in ieder geval mijn focus teruggeven, zijn de volgende:

1.  Werken volgens dagelijkse routines

Als je grote resultaten wilt bereiken, gaat dat minder om het stellen van ambitieuze doelen en strakke deadlines en juist meer om je dagelijkse werkprocessen goed in kaart te hebben. In plaats van je energie te steken in de hoop dat toekomstig succes je bedrijf verder zal doen groeien, kun je beter wat tijd besteden aan het maken van dagelijkse routines die je, stap voor stap, dichter bij je einddoelen brengen.

Essayschrijver Robert Morris schrijft: ”Je kunt geen hoog focusniveau bereiken als je niet een routine volgt die je binnen de grenzen van productiviteit houdt.”. Voor topondernemers gaat het niet om de uitvoering, maar om constante oefening. Zij focussen zich op de activiteit, niet op het bereiken van een specifiek doel op een bepaalde datum.

2.  Innerlijke rust nemen

Voor focus heb je discipline nodig. Discipline is een innerlijke kracht, een bron die je moet voeden met regelmatige perioden van stilte, rust en bewust ‘zijn’. Het maakt niet uit hoe actief je bent of hoeveel ballen je in de lucht moet houden, je zult niet ver komen als je geen tijd besteedt aan jezelf en je gedachten. Als je overactief bent, is het alleen een kwestie van tijd voordat je lichaam en/of geest het opgeeft.

Neem regelmatig de tijd om dingen te doen die je leuk vindt: een lange wandeling in de natuur, luisteren naar goede muziek, een inspirerend boek lezen, meditatie, yoga of wat dan ook waarbij jij je goed voelt en je kunt ontspannen. Deze IK-tijd kunnen gewoon korte momenten zijn die je in je agenda plant. Als je je echt helemaal wilt opladen, gun jezelf dan meer tijd en trek je terug op een plek waar jij je fijn en veilig voelt.

3.  Hulp vragen

Af en toe helemaal alleen zijn is heel belangrijk. Wat echter voor alle dingen in het leven geldt: zorg voor balans. Sociale steun voor je doelen vinden is ook belangrijk. Wanneer je een of meerdere mensen kent die zo ongeveer dezelfde doelen hebben als jij, zul je elkaar kunnen steunen en motiveren om focus te blijven houden op je activiteiten.

Jouw ‘doelenmaatje’ zal je helpen te onthouden welke resultaten jij jezelf had beloofd te behalen. Jij doet hetzelfde bij hem of haar. En hun succes zal jou weer meer motivatie geven om te blijven volhouden.

 

Nu ben ik benieuwd wat JIJ doet om je focus te houden op de weg naar jouw succes? Deel ze hieronder, zodat andere ondernemers belangrijke tips krijgen waarmee zij ook hun doelen kunnen bereiken.

9 Dingen die de drijvende kracht achter jouw “WAAROM” zijn

, , ,

Jouw echte “WAAROM” gaat niet over geld! Het gaat om WIE jij echt bent. Je drijvende kracht om doelen te bereiken moet VEEL MEER zijn dan geld. Een (nieuw) bedrijf is altijd een risico. Mensen riskeren om pijn te vermijden, of om plezier te bewerkstelligen.  

Het beantwoorden van de volgende vragen kan je helpen om jouw “WAAROM” te vinden:

  • Wat betekent je familie voor je?
  • Wat is je wens op het gebied van persoonlijke ontwikkeling?
  • Wat wil je bereiken in je leven?
  • Waar ben je hartstikke bang voor?
  • Wat betekent het voor jou als je andere mensen kunt helpen met het veranderen van hun leven?
  • Wat maakt je echt enthousiast in het leven?
  • Wat maakt je heel erg boos in jouw leven?
  • Wat zou je de mensen van wie je het meeste houdt, willen geven?
  • Wat maakt jou ECHT emotioneel?
  • Wat motiveert jou om van de bank af te komen?
  • Wat krijgt jou zover om de televisie uit te zetten?
  • Wat zou jou kunnen motiveren om mensen te bellen die informatie over jouw business hebben opgevraagd?

Waarom geld WEL belangrijk was … voor mij

Geld is voor mij altijd erg belangrijk geweest. Ik werkte hard om steeds een stapje hoger te stijgen op mijn carrièreladder en dus meer geld te verdienen. In mijn ambitieuze arbeidsleven zou ik dan ook erg hard hebben gelachen als iemand me had gezegd dat sommige dingen in het leven belangrijker zijn dan geld.
Wat mij met de paplepel is ingegoten – en wellicht herken je dat: leer hard, werk hard en je zult veel verdienen. En dat deed ik…om het geld vervolgens op een spaarrekening te zetten en er iets mee te doen…later… whenever that may be.

Wat er bij mij is veranderd

Sinds ik de boeken van wijlen Jim Rohn ging lezen, ben ik wel teruggekomen van dit idee.

Toen ik mijn baan als secretaresse verruilde voor het zelfstandig ondernemerschap was de waarde van het geld erg belangrijk, ik wilde meer financiële vrijheid, meer geld verdienen. Maar hoe hard ik ook werkte, het gewenste fortuin bleef uit.
Nu zijn er natuurlijk legio voorbeelden van mensen die een eigen bedrijf starten zonder enige cent en er een fortuin mee realiseren. Dus vroeg ik mij af: “Wat doe ik verkeerd?”.

Volgens Jim Rohn zijn er 9 dingen belangrijker dan geld en de drijvende kracht achter jouw “WAAROM”:

1.  Tijd

Tijd is veel waardevoller dan geld. Tijd die je vrij maakt, niet die je verspilt of weggeeft. We hebben allemaal maar 24 uur per dag, dus besteed je tijd zinvol. Maak tijd vrij om in je bedrijf te investeren, zodat je waarde naar de markt brengt met de verwachting om winst te maken. Want daarna krijg je namelijk vrije tijd.

2.  Wanhoop

Veel mensen beginnen uit wanhoop met een eigen bedrijf. Ze willen het laten werken omdat ze bijvoorbeeld hun gezin moeten onderhouden. Want als het niet werkt, wat dan? 

Op het dieptepunt in mijn financiële leven had ik wel een inkomen, maar ik was geen wizzkid op het gebied van cijfertjes. Ik had een koophuis, een auto, mijn hobby en sport. Ik wist niet hoe ik alle ballen in de lucht moest houden. Dus ging ik – uit pure wanhoop – in de avonduren als bardame in een kroeg werken. Dat leverde best wel wat geld op, maar ik moest er veel slaap voor inleveren.

3.  Vastberadenheid

Vastberaden zijn mensen die zeggen: “Ik ZAL dit doen”. Vanuit hun reden, welke dat dan ook is, zijn ze vastberaden om te slagen en zeggen ook tegen zichzelf DAT ze zullen slagen. En als het eenmaal lukt, lukt het ook de tweede keer, maar dan zegt de volgende klant “nee, dank je”. Wat is dan hetgeen dat je moet investeren? juist…moed.

4.  Moed

Als je maar 1 euro hebt en een heleboel moed, dan kun je het nog ver schoppen. Moedig zijn ondanks de omstandigheden waarin je verkeert. Er zijn mensen die ondanks hun situatie, de meest geweldige dingen doen. Misschien ken je zelf wel zo iemand. Moed is nodig om door te gaan. En zodra je dat doet, komt…

5.  Ambitie

Als je 1 product verkoopt, kun je er ook 10 verkopen, of zelfs 100. Ambitie ontstaat doordat je een doel hebt en je ziet welke mogelijkheden er binnen handbereik zijn. Nou was ambitie mij totaal niet vreemd, want ik had als doel om office manager te zijn op mijn 30e en dat lukte ook. Dus deze begreep ik direct.

6.  Geloof

Als je weet waar je naartoe wilt (je doel) en je ziet de mogelijkheden, dan ontwikkel je ook geloof in je business, dienst of product. En dan ga je in jezelf geloven. Je zelfbeeld groeit. En wat dat oplevert, is niet uit te drukken in geld.

7.  Vindingrijkheid

Zet je hersens aan het werk. Wij mensen gebruiken slechts 1/10 deel van ons denkvermogen. Gebruik die andere 9/10 ook en ontdek welke fantastische dingen er in je business gebeuren. Wees vindingrijk, kom met nieuwe ideeën en pas ze toe. Ik zeg niet dat je het wiel opnieuw moet uitvinden, maar je kunt de bestaande werkwijzen wel op je eigen manier toepassen, eenvoudiger maken. Vind jouw manier om je bedrijf te laten werken … en laat het bedrijf dan ook voor jou werken.

8.  Hart en ziel

Wat is de vervanging van hart en ziel? Geld is het in ieder geval niet. Je kunt geen hart en ziel kopen. Hart en ziel zijn waardevoller dan een miljoen euro. Al heb je een miljoen, maar geen hart en ziel, dan heb je geen serieuze business. Hart en ziel is passie, een onzichtbare magie die mensen raakt en motiveert om jouw product of dienst af te nemen, om een beslissing te nemen en actie te nemen.

9.  Persoonlijkheid

Iedereen heeft een persoonlijkheid. Ontwikkel je persoonlijkheid zodat je het iedere dag op een effectieve manier kunt inzetten, als je tegen iemand praat of het nou een kind of een zakenman is, arm of rijk. Probeer je overal comfortabel te voelen, of het nou op de sportclub met je vrienden is of tijdens een zakendiner in een duur restaurant. Ben altijd op je gemak en gemakkelijk in de omgang. Het verhoogt je kansen om met iedereen een goede relatie op te bouwen.

Ik begrijp nu dat al deze dingen mijn kapitaal vormen en waardevoller zijn dan geld alleen. Door deze 9 dingen verder te ontwikkelen, kan ik mijn financieel onbezorgde toekomst gaan opbouwen.

En het mooie is: JIJ kunt het ook, want jij hebt deze 9 dingen ook al…

Of heb jij andere drijfveren die jouw “WAAROM” ondersteunen? Ik lees ze graag, dus aarzel vooral niet om ze hieronder te delen.

 

Gebruik je tijd effectief, werk samen!

, ,

Tijd is geld. Naarmate je bedrijf groeit, zul je nog beter gebruik moeten maken van je eigen, kostbare tijd. Vooral zelfstandige professionals (zonder personeel) denken alles zelf te moeten doen. De beste manier om je tijd te besteden aan inkomen genererende taken, is mensen bij jouw bedrijfsactiviteiten te betrekken. Samenwerken!

Deze mensen moeten wel “ingewerkt” worden. Er zal dusdanig een beroep worden gedaan op je tijd, dat je jouw taken opnieuw moet bekijken. Als je je bedrijf wilt laten groeien, kun je niet elk aspect van je bedrijf persoonlijk uitvoeren.

Door verschillende bedrijfsactiviteiten uit te besteden, kun jij je focussen op die inkomen genererende taken, die activiteiten waaraan jij veel plezier beleeft en hieraan alle tijd besteden. Je bedrijf zal groeien als je samenwerking met partners zoekt.

Hoe kun jij de vruchten plukken van samenwerking?

1. Download het GRATIS e-book “De Kunst van Delegeren”.

Je kunt dit doen door HIER je naam en e-mailadres in te vullen in het formulier en je ontvangt een link waarmee je het e-book kunt downloaden.

2. Ga na hoe jij jouw tijd optimaal kunt gebruiken.

Maak een overzicht van de werkzaamheden die geld opleveren.

3. Hanteer een waardesysteem.

Weten wat jouw acties opleveren en wat de waarde ervan is voor jouw bedrijf, voorkomt dat je tijd verspilt aan minder belangrijke of juist tijdrovende zaken en allerlei afleidingen (telefoon, e-mail). Zo werk je elke dag doelgericht aan het verwezenlijken van je doelen.

4. Besteed tijdrovend kantoorwerk uit.

Een virtueel assistent kan je helpen met: telefoongesprekken aannemen, e-mail beantwoorden, agendabeheer (afspraken maken en bevestigen), offertes opstellen/versturen/opvolgen, klantenbestand onderhouden, acquisitie, mailingbrieven of nieuwsbrieven opstellen en versturen, brochures versturen, adressenbestanden opschonen, zakenreizen regelen, hotels boeken, evenementen organiseren, drukwerk bestellen en nog veel meer….

Manage jezelf

Ik geloof niet dat we tijd kunnen managen, iedereen heeft 24 uur in een dag, niet meer en niet minder. Je kunt wel jouw gebruik van tijd managen. Het belang om jouw kostbare tijd juist te gebruiken, zit hem in het feit dat je maar een beperkte hoeveelheid tijd hebt om alles te doen wat er op een dag moet gebeuren: een bedrijf runnen, tijd doorbrengen met het gezin, eten, slapen en voldoende bewegen.

 

De laatste vier zaken kan niemand anders voor je doen. Als je jouw tijd niet goed kunt indelen en beheren, haalt een voortdurend gebrek aan tijd voor belangrijke zaken je bedrijf onderuit. Met andere woorden: je behaalt geen of minder succes met alles wat je onderneemt!

Nu ben ik heel benieuwd naar jouw ervaring.

Werk jij al samen met een virtuele assistent en zo ja, hoe ervaar je deze samenwerking? Ga je nu effectiever met je tijd om? Deel je mening hieronder zodat andere ondernemers ervan kunnen profiteren.

Vond je dit artikel waardevol? Vergeet niet mijn 100% GRATIS e-book te downloaden!