Samenwerken met je eerste virtuele assistent: 6 stappen om te bepalen wat je nodig hebt

,

Als je er klaar voor bent om je eerste taken uit te besteden aan een virtuele assistent, laat me je dan feliciteren! Dit is een belangrijke stap die jou meer tijd zal geven om die activiteiten te doen die jou meer klanten en meer omzet opleveren. Ik vind het geweldig dat je deze stap neemt! Hoe ga je nu je eerste virtuele assistent inzetten en uitzoeken wat zij of hij voor jou kan doen?

Er zijn 6 stappen die jou helpen duidelijk te krijgen welke hulp jij nodig hebt, zodat jij je kunt focussen op jouw talenten en vaardigheden.

Stap 1. Maak een takenlijst

Bedenk waarbij jij meer dan ooit hulp nodig hebt. Neem hiervoor een paar dagen de tijd en schrijf elke taak, elke activiteit op die in jouw bedrijf worden gedaan, door jezelf of door je team. Wat het dan ook is, schrijf het op. Waarom een paar dagen hiervoor nemen want daar heb je toch geen tijd voor? Dat is handig omdat jij waarschijnlijk niet iedere dag hetzelfde doet en je na een paar dagen consequent opschrijven wat je doet, een goed idee hebt van wat je nu echt allemaal zelf doet.

Stap 2. Verdeel je taken in categorieën

Door een aantal dagen zo goed alles bij te houden, zul je ontdekken dat je dingen in categorieën kunt verdelen. Om een paar voorbeelden te noemen: technologie en sociale media, kantoorwerk en mailings versturen, persoonlijke activiteiten. Deze categorieën kun je bespreken tijdens je kennismakingsgesprek met je virtuele assistent om te zien of zij de vaardigheden en talenten bezitten die jij zoekt. Het is mogelijk dat je meerdere assistenten nodig hebt met verschillende talenten en vaardigheden. Als je een virtueel assistent tegenkomt die jou ALLES kan bieden, word dan positief kritisch, want jij wilt de beste kwaliteit voor de taak die je wilt uitbesteden…en niemand kan alles even goed!

Stap 3. Bepaal wat je per taak kunt betalen

Voor alle taken die je hebt opgeschreven om uit te besteden, ga je nu bepalen wat jij per uur wilt betalen aan degene die deze taak voor je uitvoert. Het verschil in prijs heeft natuurlijk te maken met de zwaarte en de duur van de taak. Denk aan prijzen tussen 15 en 50 euro. Wat voor jou belangrijk is, dat jij je tijdens je werkdag kunt focussen op 2 dingen:

  1. Alles wat geld oplevert
  2. Marketing om meer klanten aan te trekken

De rest kun je eigenlijk uitbesteden aan een virtueel assistent.

Stap 4. Groepeer taken om een gemiddeld uurtarief te bepalen

Bundel je taken in dezelfde categorie en bereken het gemiddelde uurtarief. Dit is het uurtarief dat je aan je virtuele assistent voorlegt tijdens het kennismakingsgesprek. Diegene kan jou aangeven of het tarief te laag is. Zo niet, dan neemt hij of zij de opdracht aan.

Stap 5. Bepaal het aantal uren per week

Doordat jij hebt bijgehouden welke taken je doet, heb je er ook al een idee over hoe lang iedere taak kan duren. Zo niet, houd dit die paar dagen dan echt bij. Het geeft je een indruk van de tijd die een virtueel assistent waarschijnlijk ook nodig heeft om de taak uit te voeren. En je kunt in je gesprek direct aangeven hoeveel uren je de virtuele assistent nodig hebt.

Stap 6. Virtuele taken versus werk op locatie

Het laatste dat je moet uitzoeken is of je virtuele assistent volledig virtueel wilt werken of bereid is een aantal taken op locatie uit te voeren. Niet alle virtuele assistenten zullen op locatie willen werken, zij hebben bewust gekozen voor virtuele ondersteuning. Taken die hieronder vallen, zijn bijvoorbeeld website beheer, sociale media bijhouden, facturen versturen. Hoe meer taken jij echter kunt uitbesteden, hoe meer tijd jij overhoudt voor die activiteiten die jou geld en klanten opleveren.

Jouw taak nu

Als je deze 6 stappen hebt gevolgd, is het tijd om een korte werkbeschrijving te maken. Deze gebruik je als advertentie om virtuele assistenten te vinden en als leidraad bij je kennismakingsgesprek met een virtuele assistent.    Let’s have more Happy Hours! Monique   Vond je dit artikel waardevol en wil je meer weten over het succesvol uitbesteden van je taken aan een virtueel assistent? Lees dan mijn e-book “De Kunst van Delegeren”. Vul hiernaast je naam en e-mailadres in en je ontvangt het 100% GRATIS in je mailbox.

5 Redenen om geen virtuele assistent in te zetten

,

Het is een hele uitdaging om een geschikte virtuele assistent te vinden. Het moet direct klikken tussen jou en die persoon die je eigenlijk alleen via de telefoon of Skype spreekt. Je kunt natuurlijk genoeg redenen bedenken om geen virtuele assistent in te zetten. Ik geef je de 5 beste redenen.

Jij werkt graag veel uren

Je geniet van je eigen inefficiënte en improductieve houding. Dit komt je vast heel hard en negatief over en toch is het DE reden waarom ik zelf nooit eerder een assistent heb ingezet. Ik vond het wel oké om ’s avonds wat langer achter mijn PC te zitten en mijn administratie en e-mail af te handelen. Ik vond dat mijn kinderen niet moesten zeuren als ik op zondag ook nog de hele dag met van alles en nog wat op kantoor bezig was. Ik vond mijn houding gerechtvaardigd…

Jij betaalt graag veel onkosten

Je vindt het heerlijk om vaste medewerkers te hebben en extra vergoedingen aan hen te betalen bovenop hun salaris. Je hebt geen moeite met de stijgende ziektekosten vanwege langdurig ziekteverzuim, werknemerspremies en -belastingen. En je vindt het terecht dat jouw medewerkers een auto, telefoon en laptop van de zaak krijgen.

Jij vindt echt ALLES leuk om te doen

Je houdt ervan om veel tijd te besteden aan allerlei niet belangrijke en niet urgente taken in je bedrijf. Je hebt alle tijd voor sociale media berichten, mailings, online marketing, onderhoud aan je website, CRM, administratie, enzovoort. Je kunt op je gemak alles lezen en iedereen antwoorden.

Jij barst van de energie

Je bent graag moe van het continue blussen van brandjes in plaats van je bezig te houden met inspirerende taken die jou meer klanten en meer geld opleveren.

Jij kunt alles zelf

Je vindt het heerlijk om zelf jouw kantoor te beheren, brieven te typen, telefoongesprekken met klanten te voeren en mailings te versturen. Je zit graag iedere avond achter je computer om e-mails te beantwoorden, administratie te ordenen, sociale media bij te houden en marketingacties op te volgen.    Zijn dit herkenbare bezwaren of heb jij nog andere redenen om niet te gaan samenwerken met een virtuele assistent? Of ben jij juist helemaal toe aan een virtueel assistent die jou werk uit handen kan nemen? Ik lees je reactie graag in het reactieveld hieronder.

Gebruik je tijd effectief, werk samen!

, ,

Tijd is geld. Naarmate je bedrijf groeit, zul je nog beter gebruik moeten maken van je eigen, kostbare tijd. Vooral zelfstandige professionals (zonder personeel) denken alles zelf te moeten doen. De beste manier om je tijd te besteden aan inkomen genererende taken, is mensen bij jouw bedrijfsactiviteiten te betrekken. Samenwerken!

Deze mensen moeten wel “ingewerkt” worden. Er zal dusdanig een beroep worden gedaan op je tijd, dat je jouw taken opnieuw moet bekijken. Als je je bedrijf wilt laten groeien, kun je niet elk aspect van je bedrijf persoonlijk uitvoeren.

Door verschillende bedrijfsactiviteiten uit te besteden, kun jij je focussen op die inkomen genererende taken, die activiteiten waaraan jij veel plezier beleeft en hieraan alle tijd besteden. Je bedrijf zal groeien als je samenwerking met partners zoekt.

Hoe kun jij de vruchten plukken van samenwerking?

1. Download het GRATIS e-book “De Kunst van Delegeren”.

Je kunt dit doen door HIER je naam en e-mailadres in te vullen in het formulier en je ontvangt een link waarmee je het e-book kunt downloaden.

2. Ga na hoe jij jouw tijd optimaal kunt gebruiken.

Maak een overzicht van de werkzaamheden die geld opleveren.

3. Hanteer een waardesysteem.

Weten wat jouw acties opleveren en wat de waarde ervan is voor jouw bedrijf, voorkomt dat je tijd verspilt aan minder belangrijke of juist tijdrovende zaken en allerlei afleidingen (telefoon, e-mail). Zo werk je elke dag doelgericht aan het verwezenlijken van je doelen.

4. Besteed tijdrovend kantoorwerk uit.

Een virtueel assistent kan je helpen met: telefoongesprekken aannemen, e-mail beantwoorden, agendabeheer (afspraken maken en bevestigen), offertes opstellen/versturen/opvolgen, klantenbestand onderhouden, acquisitie, mailingbrieven of nieuwsbrieven opstellen en versturen, brochures versturen, adressenbestanden opschonen, zakenreizen regelen, hotels boeken, evenementen organiseren, drukwerk bestellen en nog veel meer….

Manage jezelf

Ik geloof niet dat we tijd kunnen managen, iedereen heeft 24 uur in een dag, niet meer en niet minder. Je kunt wel jouw gebruik van tijd managen. Het belang om jouw kostbare tijd juist te gebruiken, zit hem in het feit dat je maar een beperkte hoeveelheid tijd hebt om alles te doen wat er op een dag moet gebeuren: een bedrijf runnen, tijd doorbrengen met het gezin, eten, slapen en voldoende bewegen.

 

De laatste vier zaken kan niemand anders voor je doen. Als je jouw tijd niet goed kunt indelen en beheren, haalt een voortdurend gebrek aan tijd voor belangrijke zaken je bedrijf onderuit. Met andere woorden: je behaalt geen of minder succes met alles wat je onderneemt!

Nu ben ik heel benieuwd naar jouw ervaring.

Werk jij al samen met een virtuele assistent en zo ja, hoe ervaar je deze samenwerking? Ga je nu effectiever met je tijd om? Deel je mening hieronder zodat andere ondernemers ervan kunnen profiteren.

Vond je dit artikel waardevol? Vergeet niet mijn 100% GRATIS e-book te downloaden!

Talent… iedere virtuele assistent heeft het!

, , ,

Talent… iedere virtuele assistent met welke karaktereigenschappen, opvoeding, voorgeschiedenis, achtergrond, lichamelijke of geestelijke vermogens dan ook, heeft het. Dus JIJ ook! Het wil alleen niet zeggen dat je er ook iets mee doet of het als zodanig herkent.

Dat laatste heeft te maken met de definitie van het woord: Talent is een bijzonder goed ontwikkelde eigenschap van een bepaald persoon.

Het woord ‘talent’ wordt gebruikt in verband met vele vermogens. Iemand kan bijvoorbeeld talent hebben voor bepaalde wetenschappen, werkzaamheden, creatieve uitingen, sociale interacties enzovoort.

Let op: Talent ≠ Vaardigheid

Bij talent spelen de aangeboren eigenschappen een grote rol. Bij vaardigheid spelen vooral ervaring en handigheid een rol.

Dus jij kunt ergens goed in zijn, wat je ook nog eens leuk vindt om te doen en energie oplevert en je zult het toch niet beschouwen als talent. Je wordt je namelijk pas bewust van je talent op het moment dat het wordt gezien…door een ander! Die bewustwording ontstaat in de relatie met een ander persoon tegen wie jij opkijkt of wiens waardering of erkenning je zoekt. Dit kan een collega-ondernemer zijn met wie je nauw samenwerkt, een belangrijke klant of een mentor.

Kelly_van_Keijzerswaard_met_Monique_van_der_SchansEen voorbeeld van een ondernemende vrouw met talent is Secretaresse van het Jaar 2014, Kelly van Keijzerswaard.

Zij werkt voor Microsoft Nederland en heeft het talent om creatieve oplossingen te vinden voor complexe uitdagingen. Haar manager werkt in heel Europa waardoor zij een andere vorm van samenwerking met hem moest opbouwen.

Zij werkt voornamelijk als virtuele assistent voor hem, wat andere talenten en vaardigheden van haar vraagt. Met name de balans tussen werk- en privétijd bewaren. Met haar organisatie- en oplossingstalent heeft zij dit inmiddels prima voor haar, haar manager en haar levenspartner.

Waar ben jij goed in?

Een talent bij jezelf erkennen werkt echter alleen als het een talent is, waarvan je in jezelf ook voelt dat het iets is waar je echt goed in bent.

Misschien ben jij een ondernemer die nog niet precies weet wat haar talenten zijn. Terwijl je iedere dag allerlei activiteiten uitvoert en resultaten boekt. “maar ja, dat kan toch iedere secretaresse?”. Let op: ik heb het hier niet over competenties. Competenties zijn specifieke persoonsgebonden eigenschappen die je als ondernemer dient te hebben, zoals doorzettingsvermogen, communicatief vaardig, pro-actief. Om er maar een paar te noemen.

Jouw talent is een som van een aantal aspecten. Met eenvoudige hulpmiddelen en stappen kun jij jouw talent(en) in kaart brengen. Deze hulpmiddelen reik ik je graag aan.

Of misschien ben jij een virtuele assistent die precies weet wat haar talent is en alleen nog die activiteiten doet die ze leuk vindt. Wat had jij nodig om dat voor elkaar te krijgen? 

Neem even een moment van je tijd en laat me hieronder weten wat jouw talent is OF wat jij heel leuk vindt in je vak en wat voor goede resultaten dit oplevert (want wellicht is dat dan wel JOUW talent). 

Ga voor je talent!

Monique

P.S.: vond je dit artikel waardevol? Deel het dan gerust in je netwerk zodat andere ondernemende vrouwen er ook van kunnen profiteren.